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单位档案管理工作总结
总结在一个时期、一个年度、一个阶段对学习和工作生活等情况加以回顾和分析的一种书面材料，通过它可以全面地、系统地了解以往的学习和工作情况，让我们抽出时间写写总结吧。那么总结应该包括什么内容呢？以下是小编帮大家整理的单位档案管理工作总结，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
单位档案管理工作总结1
基层单位档案工作记录是单位开展档案工作的全面的真实记录，可以反映基层单位和档案员进行档案日常管理工作的详细情况，可以体现基层单位对档案工作的态度和投入，也可以揭示档案工作者的工作态度、业务熟练程度、工作数量、进度和质量。基层单位档案工作记录可以为档案工作研究提供准确的数据，可作为新档案员学习业务的“工具书”和实际操作样本，也是档案工作考核的重要指标。
一、基层单位档案工作记录短缺的四种情况
1、档案工作的计划、总结短缺。基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结中，专职档案员档案工作没有正式的年度计划、总结。例如，平谷区档案局在年底对基层单位档案执法检查中发现，有30％的基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结，基层单位专职档案员中有80％的人没有制订正式的全年档案工作计划，95％的专职档案员中以年底执法检查自查报告作为档案工作年底总结。
2、档案交接手续短缺。这里指的交接手续有两种，一种是档案员调整交接工作时的手续，另一种是业务科室向档案室交接档案材料的手续。第一种手续全部有，但不规范，手续内容和样式不统一；第二种手续，多数基层单位缺少或不正规。据平谷区档案局年底档案执法检查第二组统计，第二组共抽查了17家单位，其中有三家单位更换了档案员，且全部做了交接手续，但只有民政局一家交接手续上有交接两人签字和领导作为见证人签字。另外第二组检查发现，20％基层单位专职档案员收集业务科室档案材料时给对方写张收条留给对方；50％档案员直接拿走不给办手续，只是在自己的本上做个总数记录；30％档案员既不给业务人员办手续，自己也不记录。
3、档案室日常管理工作记录短缺。档案室日常管理工作包括“八防”工作、安全检查工作和档案利用工作。基层单位档案室中，经常出现日常管理工作或记录不齐全或内容不完整或形式不正规的现象。例如平谷区档案局在年底档案执法检查中发现，只有15％的基层单位有投放鼠药、防虫药的记录，但不规范，有10％的基层单位有安全检查记录，但其内容记录不详细。基层档案室全部有温湿度记录本、借阅登记本、利用效果登记本，但完全按要求作记录的只有50％的单位。
4、档案宣传工作记录短缺。档案宣传可以通过会议学习、组织档案知识答题、档案知识竞赛的形式进行，也可以通过展览、展示的形式进行，还可以通过举办各种专项活动的'形式进行。基层单位开展档案宣传工作时，极少有文字记录、声像记录齐全的。例如，平谷区基层立档单位85％在党委会议或机关全体会议上学习过档案法律、法规或有关档案文件，这些单位中，95％会议记录上有记载，98％没有声像记录。平谷区基层立档单位40％组织过档案知识竞赛或答题，但它们只保留试卷或文字记录，全部没有声像记录。平谷区基层立档单位20％举办过档案展览或展示，它们中有90％文字记录，但全部没有声像记录。
基层单位档案工作记录短缺的现状，导致无法划清问题的责任，直接影响了对档案工作的考核成绩，也影响了基层单位档案工作的发展、进步。如没有档案工作计划、总结，使得基层档案工作杂乱无章，没有连续性，造成单位领导不了解档案工作数量和进度，那么领导在安排工作时就没有给档案工作留有必要的时间，所以档案工作就不可能按要求完成，即使完成工作数量。但质量也不高。如没有档案基础业务工作记录和宣传记录。考核时就无法证明有些工作开展与否。如果没有档案交接手续。发生档案丢失就无法分清责任。
二、造成基层单位档案工作记录短缺的原因
1、思想不重视，档案意识淡薄。基层单位领导对档案工作的态度，直接影响档案工作的开展。有些领导没有认识档案工作的重要性，认为只要按时归档。不丢档案不少档案，检查时不出问题就行，档案工作不计入年底考核。这种态度直接造成机关或主观部门工作计划、总结内容没有涵盖档案工作，机关从不宣传档案工作。档案员没有按要求开展档案基础业务工作，档案员频繁变动没有办交接手续。所以出现档案工作记录短缺的现象。
2、档案员兼职太多，变换频繁。基层单位档案员兼职过多，没有时间、精力按要求开展档案工作，导致工作效果大打折扣。频繁变换档案员，新档案员缺少系统的上岗培训，导致新档案员不熟悉档案工作，多数业务没有开展。这两种情况造成基层档案工作记录记录短缺。
3、档案工作规范标准不完善。档案工作规范标准多年没有改动，原有的档案工作规范要求不严，工作记录没有统一的全面要求，已经不适应当前档案工作的发展水平。所以导致基层档案工作记录短缺。
4、档案员业务素质限制。有些基层档案员没有按时参加档案局组织的业务培训，业务知识仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求开展档案工作，造成档案工作记录短缺。
三、解决的方法
1、规范基层单位档案工作标准，实行规范化管理。档案行政管理部门首先应该完善本地区的基层单位档案工作的标准，明确规定基层单位每年要形成正式的档案工作计划、总结，基层单位计划、总结内容要涵盖档案工作。基层单位档案工作标准要规定档案基础业务工作的标准，如档案室要严格执行“八防”要求，“八防”措施要有规范的文字记录，要规定定期对档案室安全检查的时间和不定期检查的次数，安全检查要形成规范的文字记录。基层单位档案工作标准要规定档案宣传的基数、基本的方式和方法，宣传的文字和声像记录要齐全、完整。
2、建立基层单位档案工作记录制度。制度要有前瞻性，随着网络的发展，要求基层单位档案工作记录随时通过网络传输给本地区的档案局。制度应规定记录产生的程序和报送的程序，即档案工作记录必须是在工作中产生的，是档案工作的真实记录，不允许出现假记录即杜撰的记录或者集中补充的记录。现阶段基层单位可以通过电子邮件报送电子的档案工作记录，当档案网络完全建立起来之后，可以在网络上开展档案工作，当时形成档案工作记录可以在档案管理部门保存。制度中应规定记录的方法和形式，针对不同的档案工作规定记录采用不同的方式、方法，如档案宣传工作既要有文字记录也要有现场声像记录，而档案工作计划、总结只要求文字记录等。制度也应规定记录内容要求，如交接手续要有双方当事人签字和领导见证签字、档案的数量等内容，档案安全检查记录要有参加人员签字，检查发现的问题等内容等等。
3、基层单位报送档案工作记录渠道畅通。现阶段可以申请专用的大容量电子邮箱，供基层单位报送电子档案工作记录。将来应全面使用统一档案专用软件，基层档案工作可以全部在网络进行，形成档案工作记录自动保存到档案行政管理部门。例如平谷区档案局已经开发出档案办公专用软件，在本区选取试点单位开始使用，经过修改、完善，成熟后将在全区全面推广，到时可以实现基层单位档案工作全部在网络上进行。档案工作记录自动保存、传输到区档案局服务器上。
4、及时组织基层单位进行培训，提高档案员的整体素质。本地区的基层单位档案工作规范化标准和档案工作记录制度出台后，档案行政管理部门对本地区基层单位主管档案领导和档案员要及时组织培训，及早在本地区全面推广。
单位档案管理工作总结2
上海第三代同步辐射装置结构复杂，设备和零部件种类繁多，且大部分是研制产品属非标结构，在各系统中部件名称重复，结构又不一样，所以要做好档案合理归类，便于检索，又要和各系统的财务概算相匹配，显出很多困惑的问题；上海光源设计和建造过程中涉及很多参与人和参建单位，如何从这么多人中将材料收集齐全，又是一个大问题；有限的档案人员如何跟踪设备的设计、研制、厂家加工、进口以及参与项目召开的各种工程例会、调研会、评审会、测试验收等大小会议，并收齐这些资料又是一大难题。通过上海光源的工作我们找到了解决的办法和措施，最终使上海光源档案达到了完整、准确和系统的要求。从而为以后设备维护、升级改造和扩建提供了可靠的重要依据。
一、建档的依据和规范
档案的建立和管理必须按国家的规定和规范进行。上海光源的档案就是按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、中国科学院的《公共事务管理标准》、《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》、《中国科学院基本建设项目档案建档范围》和《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》进行建档的。
二、档案的分类
1 准确分类是做好工程归档系统性和准确性的重要前提
有了准确的档案分类，才能在档案组卷后方便对号入座，有明晰的检索入口，便于以后用户检索和利用；有了完善的分类才能体现装置的规模和层次，以及设备间的关联。大科学装置的分类准确与否，在某种程度上像植物学分类一样的重要。若分类不妥，也将导致档案缺乏系统性和逻辑性。
2 认真学习，为准确分类做好准备
(1)学习书本知识、参加讲座和某些报告会，获得大科学装置和基础设施的相关知识，(2)深入到科研和设计人员中向他们学习有关知识，了解各设备和部件的大致功能，了解上海光源各环节以及工艺设备的招投标、采购、加工过程，了解建筑施工、建筑安装、公用设施的专业知识，(3)深入现场具体察看装置中各种实物，施工、安装中的过程，建立对他们的感性认识，否则不知其“方圆”，只能停留于概念分类；
(4)走访具有大科学装置单位，学习他们的分类情况，吸取他们的经验，使自己少走弯路。
3 实现人人参与，规范归档
上海光源工程涵盖了机械设施、工艺设备和安装，建筑施工、建筑安装等。因此要把这错综复杂的系统、具有千万个部件的庞大工程做到归档，繁而不乱，材料不漏、不缺，必须首先做好归档分类和及时归档。上海光源的档案分类，根据电子的产生、加速、储存和发光的物理过程，同时又结合工程概算的批复，在反复征求了各方面专家、各允总体(总体)及系统负责人(项目负责人)的意见后，最终形成了大科学工程的具体分类。
三、与工程建设同步归档，及时做好预立卷
1 及时下达档案归档的指导性文件
上海应用物理所“上海光源”工程项目的建档，参照有关文件规定，结合本工程自身的特点，编写了上海光源档案归档范围及保管期限(包括公用设施各系统)、上海光源建安工程归档要求及范围、上海光源工程声像档案归档范围及要求和上海光源档案归档流程等文件。工作人员及时把这些文件和分类细则进行网上公布，并通知有关个人。另外，自上而下利用各级会议及时布置归档任务。
2 建立管理网络
各部门设立兼职档案管理员，建立管理网络。为避免材料的混乱还将各设备需归档的预立卷盒送到各设备的责任人手里，并在盒内放人归档的范围及上网查找的`路径，要求按归档范围形成预立卷。
3 做好归档宣传和跟踪工作
按照工程CPM(critical Path Method)计划，在各有关会议上强调档案工作的重要性，检查兼职档案管理员收集资料所完成的预立卷情况，并每次都以会议纪要形式予以确认。专责档案人员经常下课题组帮助解决在收集和归档中出现的问题。
4 特别注意做好建安和公用设施的归档
这两部分工作的执行单位属非本所人员，所以在档案管理上更要注意。档案室人员不定期地，或者按工程的CPM计划完成节点要求到工地与施工单位(总包及分包)、监理单位进行及时沟通，及时将中国科学院和国家的归档规范转达给他们。同时，对建筑安装和施工的进展情况进行跟踪，让他们也能做到完成一个节点(阶段)后，对形成的材料及时收集整理，保证工程进展与建档同步，做好预立卷的工作。
四、如何保证档案的完整性
尽管有了准确的分类，及时建立了预立卷，但还未解决每卷材料是否包含了装置和工程建设中所必须包含的材料。科研和工程设计人员往往识别不出哪些是有用的材料，哪些是不需要的材料，所以容易造成遗漏或累赘。这就需要档案专职人员和业务专家一起仔细把关。
1 重视各系统、设备、建安(建筑安装)和施工等的总结
要求各系统、设备、建安和施工完成后的总结报告中填写技术总结，让档案人员了解相关技术要点。例如，对建安施工结束后，根据国家要求，设计、监理、施工以及业主单位必须进行总结。我们档案人员仔细阅读，总结，若设计单位和施工单位的总结没有把工程的难点和特点写入总结之中，这样就不符合档案资料接收条件，要求退回重写。我们依据工程单位的总结再去对照他们是否收集齐了必须的材料。另外，在归档中往往忽视工艺设备材料总结的收集。实际上工艺设备的总结在归档材料中占相当的比重，它对今后主体设备的维护、改造升级起着很重要作用。因此，虽已经系统负责人、分总体负责人、总师签字审核确认，还是退回修改。同时针对这种情况，按照总设计师要求，及时补充了对技术总结归档的具体要求，包括项目说明、主要技术指标、安装调试过程以及参加的主要工作人员等，并设计统一的表格，方便今后的查询。
2 熟悉过程，收集好每个环节的材料
上海光源有自主设计和加工的设备，也有进口的设备。他们各自的过程不同，而每个过程又涉及不同的人员，且往往相互间的关联又不大。所以，档案管理人员就必须要了解全过程，防止出现空隙和死角，达到收集齐全部材料。
3 跟踪好设计图纸的变动
一台设备从设计图纸到变成最后实际应用的产品，往往经过不断的修改，这必须要体现在图纸上，否则今后时间一长或人员调动就很难知道该设备是如何变
成这样的。这将对今后维护、改造等带来困难，若出现问题也无法追究责任人。
因此档案团队成员主动到现场，要求施工单位对竣工图与技术变更单、设计变更单(核定单)做到双向对应，并要求技术变更单、设计变更单(核定单)做成汇总表。并且要求在施工单位提交这些材料前，必须先由施工监理把关，检查确定无误后，档案室再抽查(20％)，确定无误后才接收，最后在档案例会记录中予以明确表述。
五、档案工作计算机管理，大大提高了建档效率
上海物理研究所是中科院率先使用计算机管理档案的单位之一。在大科学工程的归档中也同样实施了计算机管理，最终形成全引目录，实现了档案查找跨库检索、模糊检索、综合检索。同时在数据导人中，采用数据批量导^，的方式，大大减轻了档案工作人员数据录入的工作量(整个工程的档案形成数，已接近上海物理研究所建所50年的全部档案)。最近，为进一步提高工程档案利用效率，正在做好先进的产品数据管理系统(PDM)连接的准备，建立档案数字化管理环境。
六、必须建立起专职档案人员在档案管理上的权威性
1 档案工作首先要得到领导的支持
上海光源工程的档案管理得到了工程总经理、工程办、系统负责人等的大力支持，他们成为档案管理人员的坚强后盾。另外，经常争取专业机构，包括国家档案局、中科院办公厅以及上海市档案局和城建档案馆的指导，使我们搞好档案管理人员工作更有信心，使所建立的一些归档管理条例更具权威性。同时，让科研和设计人员进一步认识到档案的重要性。
2 档案人员必须了解整个工程大致情况
科研和技术人员往往较多的熟悉各自负责部分的工作，但对其他部分了解较少，所以对档案的总体分类不够清楚。这样，有时出现个别人员不理解他的档案为什么要放在某一类中等的问题。大家知道档案的分类不是唯一的，这时档案专职人员就要有充分理曲解释其原因，让其理解并配合。
单位档案管理工作总结3
长期以来，我行紧紧围绕上级行档案工作的安排部署，在市分行的高度重视下，严格按照国家有关档案工作的法律、法规和总行的档案工作规章制度，坚持档案集中统一管理原则，不断加大我行的档案工作力度，努力提高档案工作管理水平，科学保管各类档案，做到档案管理与业务发展有效结合，以充分发挥和利用档案资源的使用价值。今年，我们结合我行档案工作现状，特别是“5.12”汶川大地震对我行档案工作造成严重影响的实际情况，确立了“一年一进步，三年一大步”，力争20xx年我行档案工作目标管理考核达到一级标准”的工作目标。
我们主要做了以下几方面工作：
（一）加强领导，落实责任，强化档案工作组织建设。
一是明确部门，落实责任。由综合管理部门负责全行档案日常工作管理及年度目标考核工作，研究解决档案工作中存在的问题，并及时向行领导汇报。
二是配备精干高效，结构合理，数量充足的专职档案人员，确保了档案工作的'正常，持续开展。
三是梳理档案管理制度，制定档案工作发展规划。近几年档案管理的办法制度随着业务的发展都在不断修改完善，为保证档案工作跟上业务发展的需要，我们及时对相关的管理制度、办法、操作流程进行了梳理，确保档案管理与业务发展的有效结合。上半年，按照上级行的总体安排部署，并结合我行实际，我们制定了档案管理三年目标规划，确立了“一年一进步，三年一大步，力争20xx年我行档案工作目标管理考核达到一级标准”的工作目标。
四是检查监督日常化。我们按期对全行的档案工作及档案管理情况进行检查监督，及时发现问题，及时整改。五是努力加强档案宣传工作。我们通过各行处，部室组织员工了解，学习，熟悉档案管理的相关规定，提高了员工的档案法制意识，在全行上下形成良好的档案工作环境。
（二）强化档案标准化管理，努力提高档案管理质量。
一是初步建立了综合档案管理体系。按照集中统一管理原则，我们对全辖业务档案实行了集中统一管理。全行的法人客户信贷档案，个人客户信贷档案，文书、财务会计、科技、特殊载体档案等都基本上实现了集中管理；
二是规范操作流程，强化管理制度。我们在各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，都严格遵守档案管理制度，确保档案收集充分、档案交接手续齐全、档案整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确，做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据。
三是重视全卷宗的建设。我们正在逐步建立内容充实，规范的全宗卷。
四是做好档案统计工作，确保档案统计报表上报的及时和准确完整。
（三）坚持“防治结合，以防为主”的方针，加强档案安全工作
我们自始自终把档案安全工作放在首要位置，坚持“防治结合，以防为主”的方针。
一是重视对档案实体的安全管理检查。档案管理人员通过定期或不定期对档案实体进行安全检查，检查档案实体是否存在水浸、霉变、粘连、字迹退色看不清、虫蛀、鼠咬等现象，并做好检查记录，及时发现问题，及时汇报处理，保证了档案实体的安全。
二是重视档案库房设施的硬件建设。今年根据档案工作需要，增配了一台微机，并准备按档案管理标准建设档案库房以及带监控录像设备的借阅室，但由于地震原因，这些工作未能按计划进行。
三是重视日常安全检查。档案管理人员通过定期或不定期对库房防护设施的运行情况进行检查，确保了所配备设施的正常运行；通过定期或不定期检查库房环境，定期测记温湿度变化，定期投放防虫药物，定期检查照明情况，定期检查防火防盗，确保了库房温湿度适宜，库房清洁卫生，档案无虫霉滋生现象。
（四）加强对档案管理系统的运用，努力提高我行的档案信息化管理水平
一是重视档案系统录入工作。按照上级行的工作安排部署，我们按时完成了对文书档案的录入工作，法人信贷档案、个人信贷档案的录入工作也正在有序进行。
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